Порядок на робочому місці - ключ до гарного настрою та ефективній роботі
«Ні, працювати абсолютно неможливо!» - Чую обурений вигук колеги, - «Мене в цьому офісі відволікає абсолютно все!» І виявляється, що на підвіконні занадто багато пилу, на стелажах з папками немає системи, а на робочому столі моторошний безладдя. Хто ж в цьому винен? І головне - як навести порядок на робочому місці, щоб фактори з відволікаючих чарівним чином перетворилися в допомагають? Це абсолютно нескладно, і ви, прочитавши цю статтю, в цьому зможете переконатися!
зміст
- Навіщо потрібен порядок на робочому столі
- Як швидко навести порядок на роботі і підтримувати його без зусиль
- Нічого зайвого - тільки необхідне
- Відео: 7 ідей для організації робочого місця
Чистий стіл не тільки у того, хто нічого не робить
Навіщо потрібен порядок на робочому столі
Те, що на роботі ми проводимо більшу частину свого життя, - незаперечний факт. Так чому ж багато хто ставиться до свого перебування на робочому місці як до тимчасового явища, які не заслуговує того, щоб серйозно, з науковим підходом подбати про комфорт і зручність? Нехай ці некомпетентні співробітники і далі так надходять, адже з таким ставленням до своєї кар`єри вони в вашому офісі точно довго не затримаються. А ми з вами займемося тим, що свою роботу зробимо більш ефективної, плідної і головне - приносить задоволення.
Задумайтесь, чи не настав час покінчити з пережитком старої бюрократичної системи, коли «працювати в конторі» означало всього лише «числитися в штаті»? Сьогодні офісний працівник повинен бути активним, приносити максимальну користь своїй організації і щохвилини доводити своєму керівництву, що не дарма отримує зарплату. І для початку - уважно вивчимо поверхню свого робочого столу.
1. Чи перебуваєте в полоні у стародавнього стереотипу «Чистий стіл може бути тільки у того, хто нічого не робить» і ваше робоче місце завалено папками з документами, стосами непотрібних паперів і довідників? Спробуйте подивитися на свій письмовий (комп`ютерний, робочий і т.д.) стіл з боку - чи подобається вам цей вид?
Коли все на місцях, робота йде швидше
Подумайте про те, що так на ваше робоче місце дивляться не тільки прості колеги, але і керівництво. Якщо вже вам так необхідно додати своїй роботі «солідності», то порядок серед паперів - як раз те, що потрібно! Розкладіть паперу по стопках, брошури і книги приберіть на стелаж, і постарайтеся запам`ятати, що на столі листи - справа, а інструкції - зліва.
2. Не бійтеся частіше наводити на столі порядок. Повірте, співробітник, який розкладає документи по акуратним стопках, з боку виглядає набагато привабливіше, ніж той, хто гарячково перебирає паперові «поклади» в пошуках потрібного листка. До того ж керівництво, помітивши систему серед паперів на вашому робочому місці, можливо, зробить висновок про те, що не тільки покращилася організація вашого простору, але і підвищилася ваша відповідальність як працівника.
3. Використовуйте канцелярський органайзер, стежачи за тим, щоб всі офісне приладдя в ньому були в достатній кількості. Періодично перевіряйте наявність дужок в степлер (хоча, здавалося б, це дрібниця). Тільки уявіть, що ви роздруковуєте для директора кілька сторінок звіту, і поспішайте їх віддати, а скріпити їх нічим - скоби закінчились в самий невідповідний момент. А вже якщо директор варто в цей час біля вас, навряд чи його думку про вас як про зібраний і відповідальному співробітнику підвищиться, подумайте, чи потрібно це вам?
Генеральне прибирання в шафі можна зробити під час перерви
Як швидко навести порядок на роботі і підтримувати його без зусиль
1. Зробити внесок декількома хвилинами вільного часу під час обідньої перерви або після роботи і відсортуйте потрібні папери від тих, що давно пора викинути. Увага: документи, до яких можна застосувати епітет «можуть ще стати в нагоді», найкраще скласти в окрему стопку, адже як показує практика, такі папери потрібні начальству конче якраз на другий день після того, як їх викинули. Сортувати такі документи зручно по різних папках, не забуваючи їх підписувати. А от зберігати такі файли краще не на робочому столі, а де-небудь в шафі або на полицях, і постарайтеся запам`ятати, яку систему для зберігання ви придумали - по датах або іменам клієнтів (це можна записати в блокнот).
Наша карта: існує спеціальна програма «Майстер стікерів для папок» для роздрукування паперових етикеток, які ви потім можете або наклеїти на торець папки, або розмістити в особливому пластиковому кишені. За допомогою цієї програми ваші папки будуть виглядати ідеально, і ви завжди зможете знайти необхідну інформацію, не кажучи вже про те, як буде вдарений ваш директор, побачивши таку красу!
Клавіатуру можна тримати на спеціальній висувній поличці
2. Доводиться часто знімати зі стелажа або полки папки з документами і використовувати їх для повсякденної роботи? Не залишайте їх на робочому столі навічно, дотримуйтеся простого правила - хвилин за десять до закінчення робочого дня повертайте їх на місце. У ці ж десять хвилин цілком можна вкластися і привести в акуратний вигляд канцелярське приладдя. За допомогою цього нехитрого прийому ви зможете вбити двох зайців - наведете порядок на столі і налаштовані на логічне завершення трудового дня.
3. Для тих, кому складно запам`ятовувати придуману систему зберігання документів (а також для тих, хто цю систему схильний весь час міняти), наша порада - принцип розподілу папок і інструкцій зберігайте в спеціальному блокноті або в мобільному телефоні. Також варто знати, що існує безліч програм-нагадувань для комп`ютера, які нескладні у використанні, але дуже зручні.
4. Обов`язково ведіть список термінових справ, викреслюючи з нього ті, які вже виконані. Цей нехитрий прийом організації свого робочого часу допомагає значно скоротити терміни виконання будь-яких завдань і звітів. Не забудьте в цей список щодня включати пункт «Розібрати паперу на робочому столі»!
5. Невідкладні, що «горять» і «катастрофічні» справи записуйте на стікерах - яскравих клеяться листочках, які можна прикріпити, наприклад, на монітор, де вони завжди будуть перед очима. Обов`язково вказуйте термін виконання справи - так вам буде легше організувати свій робочий час, можливо, ви встигнете вирішити ще кілька проблем, поки прийде час здавати складний звіт.
Все повинно бути під рукою, але нічого не повинно заважати
Нічого зайвого - тільки необхідне
Говорячи про те, що порядок на робочому місці - це «нічого зайвого», ми мали на увазі буквально все, аж до зайвих інструментів і предметів на робочому столі. Подумайте, чи не буде зручніше прибрати клавіатуру і комп`ютерну мишу на спеціальну висувну поличку внизу стільниці? Так ви звільните значне місце на поверхні столу, і писати, і вивчати документи буде набагато зручніше.
Ще одна тонкість організації робочого місця: не забувайте періодично, хоча б один раз в тиждень, протирати поверхню клавіатури, «мишки» і всього робочого столу, очищаючи від пилу, бруду і шкідливих мікробів. Використовувати для цього можна звичайну тканинну серветку, змочену водою, а можна використовувати спеціальні вологі серветки з антибактеріальним ефектом. Не забувайте очищати також телефонну трубку і сам телефонний апарат, а також поверхню всіх офісних приладів - факсу, ксерокса, принтера.
Величезна частина нашого життя проходить на роботі. Тут ми проводимо практично весь день, причому поспіль п`ять, а то й шість днів за тиждень. Безумовно, такий порядок речей повинен приносити задоволення від роботи, і, звичайно, це буде залежати також від того, наскільки правильно організовано ваше робоче місце. Економте свій час, організуйте свою роботу правильно, тоді робота буде приносити задоволення, і ви з радістю будете прокидатися вранці, передчуваючи новий трудовий день, повний подій і перемог! Успіхів!
